Excelと紙ベースの報告書の併用で、報告者と管理者両方に負担

弊社のフィールド業務を担当するスタッフは、全国の店舗訪問を訪問し、商品の取扱状況報告、営業項目の可否報告、写真による当日の売場報告をリアルタイムに行います。これが、1日5件から多い時で10件行うことになります。

この報告を、導入前はエクセルのフォーマットでの報告ベースと、紙ベースの提出書式に写真を貼付しての報告ベースでの対応を行っておりました。

従来の報告業務は、貸与しているパソコンを使用して、Excelのフォーマットへの入力、送信を行ってきましたが、宿泊を伴う活動等の場合には盗難防止の為、貸与パソコンを持参する事が出来ず、最大1週間分のデータを出張先から戻って自宅で入力、送信を行わなければならず、スタッフの休日にまとめて報告を求めざるを得ませんでした。

また、集積した情報は毎日半日近くかけて集計・分析するのですが、その作業コストと上記のような報告の鮮度にも課題を抱えていました。

課題解決のために５社の営業を呼んで検討

実は、これまでも高級外車を購入する位の金額を掛けて、システムを構築したことがありました。最初はよかったのですが、日々変化するクライアントへの報告内容に対応していくのには継続コストもかかっていました。

今回も、５社のうち３社は１５０万～４５０万ほどの初期コストがかかり、またバージョンアップ時などの継続費用も発生するとのことで検討から外れました。

「Easy Sales」は、過去のシステムでは実現できなかったクライアントの要求に合わせてフレキシブルにスタッフからの報告項目や収集した情報の集計方法を変更でき、しかも初期費用・継続費用が安価で満足いくものでした。

しかも、ラクスの営業担当の方による実際のシステムを利用したデモンストレーションや、導入評価中の設定の支援などとても馴染みやすく、これなら課題を解決できると確信してEasy Salesに決めました。

営業効率の向上と、スタッフや管理者の負荷軽減を実現

「Easy Sales」を導入することで、これまでスタッフがExcelと紙で行っていた報告業務が、貸与携帯電話１つで済むようになったのは画期的な出来事でした。

商品の取扱状況報告、営業項目の可否報告フォームは自由に設定でき、それらは携帯電話から簡単に報告できます。しかも、写真による当日の売場報告も、携帯電話のカメラ機能で撮ったものをEasy Salesでは報告フォームに添付して提出できます(*1)。

(*1) Easy Salesでは携帯電話からもファイルを添付した報告書を提出できます。

現場スタッフにとっては、慣れるまでは戸惑いも多かったですが、慣れると報告に要する時間の短縮と、稼働終了後の報告業務の減少にも繋がりました。

スタッフからの報告を取りまとめるマネージャーにとっては、半日かかっていた集計業務から開放された上、活動日当日に訪問状況が確認出来て、予定との差がある場合には早く確認が取れ、軌道修正が出来るようになりました。

クライアントにも、Easy Salesをご利用いただいているのですが、リアルタイムに報告が参照できるようになり、写真もその場で参照できて報告の精度が高くなったと喜んでいただいています。

また、実績把握がしやすくなった結果、適切な営業戦略および目標設定が出来るようになり、営業効率の向上とクライアントに対して売り上げの向上という成果を出すことが出来ました。

SFA活用のコツは、初期準備・教育に手を抜かない事

導入には、まずはラクスの導入担当の方とよく打ち合わせをし、半月程度かけて報告フォームや店舗リストなどの設定・投入を行いました。この際、携帯電話からの毎日の報告を行うことを決めていたので、報告内容は、選択肢を中心に必要なものが簡単に入力できるように心がけています。

実際に利用する人間は全国で活動する50名ほどのスタッフとなるため、その取りまとめを行う9名のマネージャーに対して、さらに半月ほどかけて「このときには、こうする」といった一問一答に近いレベルまでしっかりと利用方法の落とし込みを行いました。そのマネージャーが各スタッフを指導することで、全体に根付いていきました。

２次的にスタッフ管理の効果も

お話させていただいたように現場スタッフからは、携帯電話のカメラで写真を撮って提出してもらっているのですが、写真には場所の情報が残り、さらに撮影日時の情報が残ります(*2)。この情報は、確実にその場で営業活動を行ったことの証明になるため、クライアントからの活動に対する信頼も上がる、という期待以上の効果もありました。

(*2) 多くのデジタルカメラ/携帯電話ではEXIFという形式で画像ファイルに記録されます。

取材者からの一言

お忙しい中、快く取材にご協力頂きありがとうございました。

昭和50年創業となるセールスプロモーションの先駆けの第一販促企画様。ですが、今持っているノウハウに固執することなく、クライアントから相談されることに対してアイデアを絞り顧客満足を第一に取り組んでいらっしゃいました。同時に、老舗ならではのデータベースは広く深く、このクライアントではもともと1.5万店のリストを元に販売していたのが、第一販促企画様にお願いした後は2.2万店まで増やせ、それに比例して売り上げも大きく伸びたそうです。

Easy Salesの導入も根っこでは顧客満足の観点があり、私たちもお客様の方向を向いたサービス提供に全力を尽くそうと改めて初心に返る思いでした。

株式会社第一販促企画様

業種	販売支援（セールスプロモーション）
従業員数	20名（営業社員13名）（2010年3月現在）
導入時期	2010年4月